Indledning

Boligorganisationen skal sørge for, at der hersker god orden i den almene boligafdeling. Kollegieboligselskabet behandler klager fra beboere således, at vi i fornødent omfang kan agere over for de beboere, der bl.a. tilsidesætter god skik og orden. Reglerne for god skik og orden følger bl.a. af den husorden, som beboerne har vedtaget på afdelingsmødet.

I forbindelse med vores håndtering af klagesager behandler vi en række personoplysninger elektronisk, hvilket vi er forpligtet til at orientere nærmere om, herunder hvilke oplysninger vi indhenter, registrerer eller i øvrigt behandler og formålet hermed mv.

Formål mv.

Hvis en beboer ønsker at klage over en anden beboer, giver klageren dermed en række personoplysninger om en eller flere andre beboere samt om sig selv.

Oplysningerne er nødvendige for, at vi kan oprette en klagesag og tage stilling til det, der klages over. Vi skal også bruge oplysningerne, så vi eventuelt kan kontakte klager om sagen.

Vi skal endvidere bruge oplysningerne til at skrive til den, der klages over, om sagen og det videre forløb.

Personoplysninger og behandlingsgrundlag

Som led i håndteringen af klagesager behandler vi følgende oplysninger om klager og eventuelle vidner:

• Navn
• Adresse
• bolignummer
• Eventuel e-mail adresse
• Eventuelt telefonnummer
• Dato/tidspunkt for hændelsen, der klages over
• Øvrige oplysninger relateret til hændelsen, der klages over

Om indklagede behandler vi oplysninger om:

• Navn
• Adresse
• Bolignummer
• Dato/tidspunkt for hændelsen, der klages over
• Øvrige oplysninger relateret til hændelsen, der klages over

Retsgrundlaget

Den overordnede juridiske ramme for husordensklager findes i almenlejeloven. Udlejer har pligt til at sikre god ro og orden og pligt til at påtale, hvis der kommer berettigede klager.

Tilsidesættelse af husordenen kan bl.a. medføre en påmindelse/advarsel, at sagen indbringes beboerklagenævnet, at lejeforholdet opsiges eller ophæves. Det er derfor nødvendigt for Boligorganisationen at behandlede personoplysninger, for at afgøre, om et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Retsgrundlaget for behandling af almindelige personoplysninger (fx oplysninger om navn og adresse, støjgener, tidspunkt for episoden, oplysninger om vidners identitet mv.) er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet Boligorganisationen forfølger den legitime interesse, at behandlingen er nødvendig for at afgøre, om et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Retsgrundlaget for Boligorganisationens behandling af oplysninger om strafbare forhold (fx voldsepisoder) er databeskyttelseslovens § 8, stk. 5, jf. databeskyttelseslovens § 7, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f.

Kategorier af Modtagere

Oplysningerne fra klagesagen kan fx tilgå beboerklagenævnet, hvis sagen indbringes herfor. Ligeledes vil oplysningerne eksempelvis kunne tilgå boligretten, der bl.a. kan tage stilling til, om opsigelsen af et lejemål er berettiget. Retsgrundlaget er i så fald det samme som nævnt ovenfor.

Personoplysninger kan også tilgå Boligselskabets advokat. Det kan for eksempel være, hvis der er brug juridisk bistand i en konkret sag, og hvor de relevante personoplysninger derfor skal bruges. Retsgrundlaget er i så fald det samme som nævnt ovenfor.

Som led i sagsbehandlingen af klagesager kan der gives orienteringskopi til afdelingsbestyrelsen og ejendomsmesteren i den pågældende boligafdeling. Her er der ikke tale om videregivelse i Dataforordningens forstand, idet de pågældende tilhører den samme organisation som udlejer, og er desuden underlagt tavshedspligt. 

Sletning

Oplysningerne i klagesagen vil blive opbevaret så længe det er nødvendigt. Klagesagerne slettes senest samtidig med, at personoplysningerne relateret til det specifikke lejemål slettes.

Vi sletter dog ikke oplysninger, hvis vi er forpligtede efter lovgivningen til at opbevare dem, eller hvis det er nødvendigt af hensyn til retskrav mv., fx i forbindelse med en verserende sag ved boligretten eller som følge af økonomiske udeståender med indklagede.

Du er berettiget til at anmode om sletning af dine personoplysninger. Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Det bemærkes dog, at indklagede ikke vil have ret til at få slettet oplysninger modtaget fra klager, blot fordi indklagede er uenig i indholdet af klagen.

Information om rettigheder mv.

Du har efter databeskyttelseslovgivningen nogle rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger.

Du har i den forbindelse ret til at:

• anmode om at få indsigt i, hvilke oplysninger om dig, vi har indsamlet og brugt i vores sagsbehandling, dog kan hensynet til andre personer gøre, at vi ikke kan vise nogle af oplysningerne (se databeskyttelsesforordningens artikel 15),
• anmode om, at vi berigtiger de personoplysninger, vi behandler om dig (se databeskyttelsesforordningens artikel 16),
• anmode om, at vi sletter de personoplysninger, vi behandler om dig (se databeskyttelsesforordningens artikel 17),
• anmode om, at vi begrænser vores behandling af dine personoplysninger (se databeskyttelsesforordningens artikel 18),
• gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger (se databeskyttelsesforordningens artikel 21).

Selvom du har de nævnte rettigheder, kan hensynet til andre personer gøre, at du ikke vil kunne få indsigt i alle oplysninger i en klagesag. Tilsvarende har du ikke ret til berigtigelse eller sletning af oplysninger, blot fordi du er uenig i en klage. Din henvendelse om dine rettigheder vil altid blive behandlet og vurderet konkret, og du vil altid få et svar.
Dine personoplysninger vil blive behandlet med den fornødne sikkerhed og fortrolighed i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 32, og oplysningerne i forbindelse med klagesager vil alene være tilgængelige for et begrænset antal medarbejdere, for hvem adgangen til personoplysningerne er nødvendig og relevant.
Du kan læse mere om databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside datatilsynet.dk.

Kontaktoplysninger

Du kan kontakte Kollegieboligselskaber angående spørgsmål om dine rettigheder i forhold til persondatabeskyttelse. Hvis det angår spørgsmål om husordensklager eller konkrete klagesager, så bedes du skrive til kbs@kollegieboligselskabet.dk

Datatilsynets kontaktoplysninger er:

Datatilsynet

Borgergade 28, 5

1300 København K

Tlf. 33193200

E-mail: dt@datatilsynet.dk