Formål

• Hos Kollegieboligselskabet vil vi løbende komme til elektronisk og på anden systematisk måde at behandle forskellige personoplysninger om dig. Vi er derfor forpligtede til at orientere dig om, hvilke oplysninger om dig vi indhenter, registrerer, videregiver eller i øvrigt behandler.
• Formålet med behandlingen af dine oplysninger er overordnet set administration af dit lejeforhold i henhold til de gældende regler herfor.

Dataansvar

• Kollegieboligselskabet er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles af os i forbindelse med lejeforholdet, og vi har således i henhold til databeskyttelseslovgivningen ansvaret for, at dine personoplysninger behandles lovligt.
• Dette indebærer bl.a., at du til enhver til kan rette henvendelse til os, hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i henhold til databeskyttelseslovgivningen. Se pkt. 8 nedenfor.

Oprettelse af sag

• Når du lejer en bolig, opretter vi en sag i vores it-system. Her registrerer vi en række forskellige personoplysninger, der som udgangspunkt stammer fra dig selv.
• Vi registrerer bl.a. identifikationsoplysninger, herunder dit navn, adresse, privat- og arbejdstelefonnumre og e-mailadresse. Der registreres desuden medlemsnummer/opskrivningsnummer samt oplysninger om husstandens størrelse og sammensætning, herunder eventuelt antal hjemmeboende børn, eventuelle værgeforhold mv.
• Herudover registreres oplysninger om, hvorvidt boligen er blevet anvist af kommunen, om der modtages økonomisk støtte til lejen fra kommunen, eller om du har et kommunalt beboerindskudslån.
• Hvis du bor i en bolig, hvor lejeforholdet er betinget af, at du er under uddannelse, indhenter og behandler vi også oplysning om din uddannelsesmæssige status.
• Grundlaget for de oplysninger vi behandler under punkterne 1.1-2.1.4, er, at behandlingen af oplysningerne er nødvendig for at kunne opfylde den lejekontrakt, du har indgået med os. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Personnummer

• Herudover beder vi om samtykke til at behandle dit personnummer (CPR-nummer). Dette sker, da vi har behov for at kunne identificere dig, dels grundet det løbende mellemværende mellem os, dels af praktiske og administrative hensyn. Dit personnummer kan også blive brugt i forbindelse med digital kommunikation og overførsel, herunder via NemKonto og e-Boks.
• Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2.]

Økonomiske forhold

• Der er en række situationer, hvor Kollegieboligselskabet må behandle oplysninger om dine økonomiske forhold. Dette kan f.eks. være oplysning om, at du har fået støtte til betaling af beboerindskud, at du er i restance med leje eller anden pligtig pengeydelse eller om forfalden gæld til Kollegieboligselskabet.
• Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Oplysninger om sygdom og funktionsnedsættelser mv.

• Det kan også være nødvendigt, at vi behandler oplysninger om, at du har særlige behov eksempelvis en funktionsnedsættelse, der påkræver, at boligen er indrettet særligt hertil. Sådanne oplysninger behandles med henblik på at afklare, om du lever op til de kriterier, der i visse tilfælde giver dig fortrinsret til en bolig, eller berettiger dig til en bolig med særlig indretning.
• Vi behandler ovennævnte oplysninger, da det er nødvendigt for at overholde evt. socialretlige forpligtelser, der udspringer af anden lovgivning mv., jf. databeskyttelseslovens § 7, stk.1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9.
• Derudover kan det være sagligt, at vi behandler oplysning om, at du er syg, hvis du ønsker at indgå en aftale om fremleje pga. midlertidigt fravær fra boligen i forbindelse med din sygdom, jfr. almenlejelovens § 65, stk. 1. I den forbindelse kan vi også behandle oplysninger om forretningsrejser, studieophold og midlertidig forflyttelse eller lignende, jf. almenlejelovens § 65, stk. 1.

Strafbare forhold

• Ifølge lovgivningen har vi som boligorganisation mulighed for at modtage oplysninger om strafbare forhold, som en beboer har begået inden for eller med virkning i det boligområde, som den pågældende bor i eller mod en ansat i boligorganisationen. Politiet må videregive sådanne oplysninger, når dette er nødvendigt som led i en tryghedsskabende indsats. Retsgrundlaget er almenboligloven.
• Oplysninger om strafbare forhold kan endvidere behandles, hvis lejeaftalen hæves, jf. pkt. 5 nedenfor.

 Husordensklager

• Vi er som boligorganisation forpligtet til at behandle klager fra beboere, og i fornødent omfang agere over for de beboere, der bl.a. tilsidesætter god skik og orden. I forbindelse med vores håndtering af klagesager, behandler vi en række personoplysninger elektronisk.
• Der henvises til vores politik om behandling af personoplysninger i forbindelse med husordensklager, der er tilgængelig på www.kollegieboligselskabet.dk.

Vaskeri

• Ved indflytning får du udleveret en brik, der giver adgang til at benytte vaskeriet. Vaskeriforbruget registreres hos et eksternt firma og opkræves via huslejeopkrævningen. Vi kan registrere dit navn, adresse, telefonnummer samt e-mailadresse hos det eksterne firma til brug for håndtering af din vaskerikonto.

Vand

• Hvis der forefindes individuelle vandmålere i din bolig, håndteres disse enten af Kollegieboligselskabet eller et tilknyttet forbrugsafregningsfirma. Til forbrugsafregningsfirmaet udveksler Kollegieboligselskabet oplysninger om din bopæl, indbetalt aconto samt dit navn.

Internet

• Internet leveres af kollegienet.dk. Vi udleverer ikke oplysninger til www.kollegienet.dk omkring dig, med mindre driften af det fælles netværk i bebyggelsen er påvirket af handlinger foretaget på netværket fra din bolig.

Varme

• Hvis der forefindes individuelle varmemålere i din bolig, håndteres disse enten af Kollegieboligselskabet eller et tilknyttet forbrugsafregningsfirma. Til forbrugsafregningsfirmaet udveksler Kollegieboligselskabet oplysninger om din bopæl, indbetalt aconto samt dit navn.

El

• Hvis du har givet os fuldmagt til at tilmelde husstanden til den relevante elhandelsvirksomhed, vil vi behandle oplysninger til brug for tilmeldingen, herunder det el-produkt som husstanden benytter.
• Det er aftalt via lejekontrakten, at Kollegieboligselskabet foretager tilmelding af dig til el-leverandør inden din indflytning og framelding af dig hos el-leverandør i forbindelse med din fraflytning.
• Hvis der forefindes individuelle bimålere i din bolig, håndteres disse enten af Kollegieboligselskabet eller et tilknyttet forbrugsafregningsfirma. Til forbrugsafregningsfirmaet udveksler Kollegieboligselskabet oplysninger om din bopæl, indbetalt aconto samt dit navn.

Dørkort/nøglelogin

• Du har fået et dørkort (nøglebrik), som aktiverer de elektroniske dørlåse hos os. Dit dørkort har et nummer, som bliver registreret i en elektronisk log, når du åbner en dør med elektronisk lås. Loggen viser, hvornår dit kort er blevet brugt og hvor.
• Logoplysningerne kan potentielt benyttes til at spore, hvilke døre nøglekortet har været brugt til at åbne samt tidspunktet herfor. Vi bruger kun oplysninger i helt særlige tilfælde, f.eks. i tilfælde af indbrud. Den elektroniske log overskrives med jævne mellemrum og er altså ikke bestandig.
• Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger de legitime interesser, der er anført under pkt. 3.8.2.

Venteliste

• Hvis du er opnoteret på Kollegieboligselskabets venteliste, behandler vi også i den forbindelse en række oplysninger om dig. Der henvises til vores beskrivelse om behandling af personoplysninger i forbindelse med administration af venteliste, der er tilgængelig på www.studiebolig-odense.dk

Oplysninger om opsigelse, baggrund mv. 

• I forbindelse med opsigelsen af et lejemål registreres relevante oplysninger om baggrunden for opsigelsen og/eller fraflytningen. Dette sker bl.a., så vi kan dokumentere baggrunden for opsigelsen og/eller fraflytningen.
• Lovgivningen giver udlejer en række muligheder for at hæve lejeaftalen. Disse muligheder følger bl.a. af almenlejelovens kapitel 15. Lovgivningen indebærer bl.a., at lejeaftalen kan hæves, hvis leje eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, hvis beboeren har tilsidesat god skik og orden, eller hvis nogen er straffet i medfør af § 4 i lov om forbud mod besøgende i bestemte lokaler eller for at have modtaget besøgende i eller ved det lejede i strid med et forbud nedlagt i medfør af loven. Dette betyder bl.a., at boligorganisationen kan behandle både fortrolige oplysninger (om f.eks. økonomiske forhold) og følsomme oplysninger (om f.eks. strafbare forhold) i forbindelse med situationer, hvor lejeaftalen hæves.
• Derudover giver lovgivningen mulighed for, at der kan ske videregivelse af personoplysninger mellem boligorganisationer, i tilfælde af at boligorganisationen har opsagt eller ophævet et lejemål beliggende i en bestemt afdeling, når videregivelsen er nødvendig for at styrke den tryghedsskabende indsats i et boligområde. Retsgrundlaget er almenboligloven.

Sletning af data

• 5 år efter din sidste økonomiske transaktion slettes ikke-økonomiske oplysninger omkring dig, medmindre du har en skyldig saldo til Kollegieboligselskabet. Økonomiske oplysninger slettes grundet bogføringslovgivningen 5 år efter transaktionen er registreret.

Anmodning om sletning

• Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

• Du har efter databeskyttelseslovgivningen nogle rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger.
• Du har i den forbindelse ret til at:
• anmode om at få indsigt i, hvilke oplysninger vi behandler om dig (i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 15),

• anmode om, at vi berigtiger de personoplysninger, vi behandler om dig (i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 16),

• anmode om, at vi sletter de personoplysninger, vi behandler om dig (i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 17),

• anmode om, at vi begrænser vores behandling af dine personoplysninger (i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 18),

• anmode om dataportabilitet i det omfang, dette måtte blive aktuelt (i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 20), samt

• gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger (i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 21).

• Der henvises i øvrigt til vores politikker mv., der tillige indeholder en beskrivelse af særlige behandlinger af personoplysninger, herunder behandling af personoplysninger i forbindelse med tv-overvågning, behandling af personoplysninger i forbindelse med husordensklager, slettepolitik og behandling af personoplysninger i forbindelse med ventelister.
• Du kan læse mere om databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside: datatilsynet.dk.
• Du har som nævnt ret til at gøre indsigelse over vores behandling af dine personoplysninger, og du kan, hvis du fx ikke er enig i vores afgørelse i forhold til din indsigelse, klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet.

Boligorganisationen

Boligorganisationens kontaktoplysninger er:

Kollegieboligselskabet

Cortex Park 18A

66 13 40 08

kbs@kollegieboligselskabet.dk

Datatilsynet

Datatilsynets kontaktoplysninger er:

Datatilsynet

Borgergade 28, 5

1300 København K

Tlf. 33193200

E-mail: dt@datatilsynet.dk